Theo dõi KPI từ lâu đã được coi là một phương pháp mang lại nhiều lợi ích. Điều đó cho phép các tổ chức theo dõi hiệu suất của họ, đặt ra các mục tiêu chiến lược và động viên nhân viên của họ. Mặc dù vậy, chỉ có một số công ty sử dụng tính năng theo dõi KPI. Phải thừa nhận rằng việc thu thập và xem xét một loạt các con số không hẳn là hoạt động thú vị nhất.
Không có gì ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều công ty sử dụng gamification để theo dõi KPI. Suy cho cùng, gamification sẽ đem lại giải trí trong khi làm công việc nghiêm túc.
Nhưng giống như bất kỳ dự án nào khác, gamification đòi hỏi nguồn lực, vì vậy câu hỏi vẫn là: "Có đáng để áp dụng quy trình theo dõi KPI của bạn không và nếu có, bạn nên tiếp cận dự án này như thế nào?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét câu trả lời cho những câu hỏi này và hơn thế nữa.
Tại sao bạn nên kết hợp gamification khi theo dõi KPI?
Trước tiên, chúng ta phải xem xét cách gamification có thể giúp theo dõi KPI.
Có một số lợi ích, nhưng có 4 lợi ích đặc biệt bạn cần biết.
#1. Gamification thiết lập sự công bằng tại nơi làm việc
Xung đột có thể xảy ra ở nơi làm việc, phần lớn có thể xuất phát từ nhận thức thiên vị. Đó là một kịch bản khá phổ biến. Ngay cả ở những nơi làm việc khá công bằng, nhân viên vẫn có nhận thức tương đối hoài nghi rằng môi trường của họ không công bằng. Cuộc khảo sát này cho thấy chỉ có 18% nhân viên tin rằng họ làm việc trong một môi trường có tính công bằng cao.
Một số nhân viên tin rằng cấp trên tiến hành đánh giá hiệu suất với sự ưu tiên dành cho những nhân viên cụ thể.
Gamification giảm thiểu nhận thức này và thay vào đó là thúc đẩy tính minh bạch. Hệ thống cho phép nhân viên xem KPI của từng nhân viên, hay còn gọi là đồng nghiệp của họ.
Và như vậy, có thể nói, mọi người sẽ biết về thành tích của đối thủ của họ. Điều đó sẽ chứng minh thực tế rằng mọi nhân viên đều ở trên một sân chơi bình đẳng.
Vì họ được hiển thị dữ liệu theo thời gian thực nên họ không thể bác bỏ việc một số nhân viên giỏi hơn hay kém hơn họ. Và vì vậy, họ không cần phải dựa vào cách thức quản lý theo chi tiết.
Giả sử một nhân viên nhận được thẻ quà tặng hoặc một ngày nghỉ được trả lương. Nếu không có cách nào để xem hiệu suất của họ, những công nhân khác có thể nghĩ rằng đây chẳng qua là sự thiên vị.
Gamification cho họ biết rằng nhân viên cụ thể này đã đạt được điều gì đó để đảm bảo nhận được phần thưởng này. Có lẽ họ đã tạo ra doanh số bán hàng nhiều nhất trong nhóm.
Nói một cách đơn giản, gamification thiết lập sự công bằng.
#2. Gamification cho phép đánh giá theo thời gian thực
Quản lý hiệu suất đề cập đến việc thực hành phát triển các kỹ năng và năng lực của nhân viên. Việc đó đòi hỏi sự giám sát và phản hồi liên tục, như thể hiện trong hình bên dưới.
Thật không may, các hệ thống theo dõi KPI truyền thống thiếu những yếu tố chính này.
Thứ nhất, chúng thường liên quan đến việc đánh giá định kỳ.
Ví dụ, nhiều công ty thu thập và đánh giá các chỉ số hoạt động chính hàng quý. Và do đó, nhân viên thường phải đợi vài tháng để nhận được phản hồi dưới dạng KPI. Tuy nhiên, tại thời điểm đó, có thể họ không còn sử dụng các KPI đó nữa.
Giả sử tháng trước một nhân viên bán hàng làm việc kém. KPI của họ kể toàn bộ câu chuyện.
Thông tin đó sẽ khá hữu ích ngay lập tức. Vì vậy sẽ mang lại cho họ động lực để cải thiện. Thậm chí có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về những gì họ cần thay đổi.
Nhưng hệ thống theo dõi KPI truyền thống sẽ không cho phép đặc quyền đó. Xem xét việc này thường xuyên diễn ra theo định kỳ và thủ công, họ có thể không thấy KPI của mình cho đến sau vài tháng.
Tại thời điểm này, nhân viên bán hàng có lẽ đã tiến bộ đáng kể.
Mặt khác, gamification phát triển mạnh dựa trên dữ liệu KPI thời gian thực. Gamification kết hợp các yếu tố như cấp bậc cho phép nhân viên tiến hành giám sát KPI ngay lập tức.
#3. Gamification khuyến khích sự cạnh tranh, công nhận và đánh giá cao
Nhân viên thích so sánh thành tích của họ cũng như của những người đồng nghiệp được họ yêu thích với thành tích của đồng nghiệp.
Khi những người bạn từng gặp khó khăn trong việc bán hàng của họ đang có bước đột phá, điều đó đã khích lệ họ theo một cách nào đó. Khi người khác chú ý đến thành tích của họ, họ có cảm giác được công nhận, điều này thường dẫn đến động lực và do đó, tăng năng suất.
Nói tóm lại, cạnh tranh, công nhận, đánh giá cao và năng suất luôn song hành với nhau. Và mặc dù có một số cách để đạt được những yếu tố này, gamification vẫn là một lựa chọn bị đánh giá thấp.
Gamification thúc đẩy những khía cạnh này thông qua nhiều yếu tố khác nhau. Ví dụ, bảng xếp hạng cho phép nhân viên nhìn thấy thành tích của đồng nghiệp và của chính họ. Họ có thể cạnh tranh với nhau, được công nhận vì sự chăm chỉ của mình và đánh giá cao sự tiến bộ của đồng nghiệp.
Điều này cải thiện năng suất và thậm chí cả tỷ lệ giữ chân nhân viên. Sau cùng, nhân viên sẽ sẵn sàng tiếp tục làm việc trong một công ty đánh giá cao họ hơn.
#4. Gamification khiến việc theo dõi KPI trở nên thú vị hơn
Công việc văn phòng thường bao gồm những công việc lặp đi lặp lại và đơn điệu. Những điều này có thể dẫn đến sự kiệt sức của nhân viên, dẫn đến giảm năng suất và động lực.
Gamification làm cho mọi thứ trở nên thú vị hơn bằng cách kết hợp các yếu tố mà hầu hết mọi người sẽ cảm thấy vui vẻ hoặc thích thú. Lấy ví dụ, kể chuyện hoặc tường thuật.
Bạn có thể giới thiệu một câu chuyện hoặc chủ đề trong đó nhóm bán hàng là những nhà thám hiểm không gian. Mục tiêu của họ là tiếp cận một số hành tinh nhất định dưới dạng mục tiêu bán hàng.
Tạo thêm hứng thú và ý nghĩa cho các nhiệm vụ của họ, bất kể bản thân những nhiệm vụ này có đơn điệu đến mức nào. Các yếu tố như nhiệm vụ và thử thách cũng giúp nhân viên đạt được các KPI cụ thể, đồng thời giảm thiểu khả năng kiệt sức.
Nói một cách đơn giản, gamification mang lại nhiều lợi ích cho công ty khi được tích hợp vào hệ thống theo dõi KPI. Câu hỏi duy nhất bây giờ là bạn nên thực hiện như thế nào.
Gamification có thể phù hợp với quy trình theo dõi KPI của bạn như thế nào?
Gamification có thể phù hợp với hệ thống theo dõi KPI của bạn theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, cách tiếp cận phù hợp có thể khác nhau tùy thuộc vào KPI cụ thể mà bạn dự định áp dụng.
“Các chỉ số hiệu suất chính phù hợp” thường khác nhau tùy theo từng bộ phận.
Vì vậy, trước tiên bạn phải chọn một bộ phận và bắt đầu từ đó. Ví dụ: nhóm bán hàng và marketing sẽ có các số liệu quan trọng khác nhau.
Lưu ý rằng, dưới đây là bốn bộ phận trong số này và cách gamification có thể phù hợp với bảng điều khiển theo dõi KPI của họ.
#1. Bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng nên tập trung vào số lượng bán hàng của họ như một KPI. Do đó, điều phù hợp nhất là hệ thống theo dõi KPI ứng dụng Gamification sẽ xoay quanh việc tăng con số này.
Bạn có thể làm như vậy theo nhiều cách, nhưng các yếu tố sau sẽ đặc biệt hữu ích:
Bảng xếp hạng – Trong bối cảnh này, bảng xếp hạng sẽ hiển thị số lượng bán hàng mà mỗi nhân viên bán hàng đã thực hiện. Hành động này sẽ góp phần tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhân viên bán hàng. Nhưng ngoài ra, bảng xếp hạng trong bảng điều khiển KPI sẽ cho phép bạn xác định nhân viên nào xứng đáng nhận được phần thưởng. Cách này sẽ giúp bạn phân biệt những nhân viên làm việc kém hiệu quả và cần được đào tạo thêm kỹ năng.
Huy hiệu và thành tích – Bạn cũng có thể cấp thành tích hoặc huy hiệu bất cứ khi nào nhân viên bán hàng đạt được các cột mốc cụ thể, chẳng hạn như vượt chỉ tiêu bán hàng. Điều này quay trở lại lợi ích thứ ba mà chúng ta đã thảo luận, đó là mang lại cảm giác được công nhận và thành tích cho nhân viên.
Các cuộc thi bán hàng – Tổ chức các cuộc thi bán hàng là một lựa chọn khác, mặc dù chủ yếu mang lại lợi ích cho những người có thành tích xuất sắc nhất. Bạn có thể căn cứ vào bất kỳ KPI nào bạn muốn, chẳng hạn như sản phẩm đã bán, doanh thu được tạo ra hoặc khách hàng mới có được.
#2. Bộ phận hỗ trợ khách hàng
Bộ phận hỗ trợ khách hàng xoay quanh việc cung cấp dịch vụ đặc biệt.Mặc dù chỉ số hiệu suất chính này khó định lượng hơn một chút nhưng không có nghĩa là không thể cải thiện.
Cụ thể, các yếu tố được trò chơi hóa sau đây sẽ giúp ích về vấn đề đó:
Thử thách thời gian – Trò chơi thường liên quan đến thử thách thời gian, trong đó bạn phải hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể kết hợp điều này bằng cách trao phần thưởng cho nhóm có tỷ lệ phản hồi xuất sắc.
Xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng – Sự hài lòng của khách hàng (CSAT) là một KPI khác của bộ phận này. Bạn có thể nâng cao bằng cách tặng điểm bất cứ khi nào đại lý nhận được xếp hạng cao. Sau đó, họ có thể chuyển số tiền này thành thẻ quà tặng. Làm như vậy sẽ thúc đẩy các nhóm vì hiệu suất tốt sẽ chuyển thành các phần thưởng thực tế, hữu hình.
Các chuỗi giải pháp – Một cách khác để khuyến khích các đại lý hỗ trợ khách hàng của bạn là giới thiệu các chuỗi. Đó là một hệ thống khen thưởng các đại lý có tỷ lệ hỗ trợ cao và tỷ lệ báo cáo khiếu nại của khách hàng thấp. Điều này khuyến khích các đại lý trở nên tỉ mỉ hơn vì giờ đây họ có nhiều thứ để mất hơn khi có khiếu nại.
#3. Phòng phát triển sản phẩm
Bộ phận này phải luôn nỗ lực nâng cao kỹ năng cá nhân của các thành viên và quá trình phát triển sản phẩm. Vì vậy, gamification cũng phải xoay quanh mục tiêu này và các yếu tố sau sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu đó:
Tiền thưởng lỗi – Các ứng dụng và phần mềm đôi khi có thể gặp phải lỗi. Việc đối phó với chúng không phải lúc nào cũng thú vị, nhưng bạn có thể làm được điều đó bằng một số hình thức chương trình thưởng lỗi. Về cơ bản, bạn thưởng cho các nhà phát triển vì đã sửa lỗi. Điều này xoay quanh việc theo dõi và cải thiện tốc độ quay vòng sửa lỗi KPI.
Các thách thức trong việc áp dụng tính năng – Có thể khó nhận ra những người hoạt động hiệu quả nhất trong bộ phận này. Suy cho cùng, sản phẩm thường được tạo ra nhờ sự giúp đỡ của mọi người trong nhóm. Tuy nhiên, các tính năng thường là ý tưởng của các nhà phát triển cụ thể. Bạn có thể tạo động lực cho nhóm bằng cách khen thưởng những người phát triển các tính năng mà sau này trở nên phổ biến với người dùng.
Các cuộc thi đổi mới – Bạn cũng có thể tổ chức các cuộc thi ngắn hạn để khuyến khích các nhà phát triển đề xuất các ý tưởng đổi mới. Thông thường, họ sẽ miễn cưỡng đưa ra những giải pháp đột phá, nhưng các cuộc thi sẽ mang lại cho họ động lực và lòng can đảm rất cần thiết.
#4. Bộ phận marketing
Bộ phận marketing có lẽ là bộ phận phụ thuộc nhiều nhất vào KPI. Vì vậy, việc họ được hưởng lợi rất nhiều từ hệ thống KPI được cải tiến là điều hợp lý. Mặc dù có nhiều yếu tố có thể giúp ích cho nhóm, nhưng hai yếu tố này đặc biệt có lợi:
Tương tác trên mạng xã hội – Tương tác trên mạng xã hội là KPI được đo bằng lượt thích, lượt chia sẻ và bình luận. Bạn có thể thúc đẩy động lực bằng cách làm rõ rằng việc đạt được số lượng tương tác cao có thể mang lại phần thưởng.
Bảng xếp hạng về sáng tạo nội dung – Bạn có thể làm điều tương tự với các chiến dịch nội dung, khen thưởng những cá nhân có thể tạo ra KPI cao nhất. Bạn có thể căn cứ vào số lượng chuyển đổi hoặc số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra.
Hầu như mọi bộ phận trong công ty đều có thể hưởng lợi từ hệ thống theo dõi KPI mang tính Gamification. Bạn có thể phải nghĩ ra cách riêng của mình, nhưng điều đó là có thể.
Nhưng dù ở bộ phận chuyên môn nào, bạn cũng phải luôn ghi nhớ những thực hành cụ thể.
Theo dõi KPI thông qua gamification: Các phương pháp hay nhất
#1. Luôn hệ thống hóa đơn giản
Việc đưa càng nhiều yếu tố vào phần mềm theo dõi KPI của bạn càng tốt có thể rất hấp dẫn.Tuy nhiên, làm như vậy có thể khiến bảng thông tin KPI quá phức tạp và có thể gây nhầm lẫn. Điều này sau đó sẽ làm giảm sự gắn kết của nhân viên của bạn.
Có quá nhiều yếu tố không phải là vấn đề duy nhất. Việc có các quy tắc phức tạp và cơ chế trò chơi phức tạp không cần thiết cũng có thể góp phần gây ra trải nghiệm tồi tệ.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn tạo một giao diện khá thân thiện với người dùng, một giao diện mà ngay cả những người không am hiểu về công nghệ cũng có thể điều hướng. Tất cả những điều này nhằm tạo ra những trải nghiệm hấp dẫn.
Nếu điều đó nghe có vẻ không thuyết phục lắm, hãy xem xét biểu đồ sau:
Điều này cho thấy lý do chính khiến các tổ chức chuyển sang phần mềm LMS khác là vì quá khó sử dụng. Đương nhiên, việc nhân viên của bạn tiếp nhận một nền tảng theo dõi KPI khó sử dụng sẽ không có gì khác biệt.
#2. Tracking KPI trước, gamification ưu tiên sau
Mặc dù gamification sẽ chiếm một phần lớn trong hệ thống theo dõi KPI của bạn nhưng không nên làm lu mờ khái niệm chính. Tóm lại, KPI phải là trọng tâm.
Các yếu tố gamification chỉ ở đó để nâng cao quá trình theo dõi. Nói một cách đơn giản, bạn phải tránh tạo một trò chơi vô tình cũng theo dõi KPI. Thay vào đó, trước tiên hãy tạo nền tảng theo dõi KPI, sau đó kết hợp trò chơi hóa.
Điều này có nghĩa là bạn không được quá bận tâm về loại yếu tố nào bạn nên đưa vào. Trước tiên, bạn phải thiết lập hoặc xác định KPI dựa trên mục tiêu của công ty bạn.
Chỉ khi KPI của bạn được thiết lập, bạn mới nên xác định các yếu tố gamification phù hợp với các KPI tương ứng đó. Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề đó, đồ họa thông tin sau đây sẽ khá hữu ích.
#3. Đưa mọi người vào trò chơi
Thông thường, trò chơi sẽ điều chỉnh trải nghiệm của mình chủ yếu dựa trên những người chơi giỏi nhất.
Trong trường hợp này, những nhân viên làm việc kém hiệu quả có thể cảm thấy bị loại trừ. Bạn không cần phải làm theo cách này. Thay vào đó, bạn nên cấu trúc nền tảng của mình để mọi người đều có thể được khuyến khích.
Có một số cách để giải quyết vấn đề này. Đầu tiên, khi đặt ra các thử thách mang lại phần thưởng, bạn có thể thiết lập chúng xung quanh các KPI mà hầu hết mọi người đều có thể đạt được.
Đừng đưa ra những thử thách như thế này: "Với mỗi 100 doanh số bán hàng mà công ty thực hiện, 5 người bán hàng xuất sắc nhất sẽ nhận được thẻ quà tặng".
Thay vào đó, hãy thực hiện những thử thách như thế này: "Với mỗi 20 lần bán hàng mà mỗi nhân viên thực hiện, họ sẽ nhận được một thẻ quà tặng".
Chi phí vẫn giữ nguyên nhưng sẽ mang lại cho mọi người cơ hội bình đẳng để có thể nhận những phần thưởng. Tương tự, bạn phải đưa ra những phần thưởng phù hợp với những tính cách khác nhau.
Một số người có thể thích thẻ quà tặng hơn, trong khi những người khác lại muốn được nghỉ thêm được trả lương. Với ý nghĩ đó, bạn phải đa dạng hóa các phần thưởng và thách thức mà hệ thống theo dõi KPI được ứng dụng gamified đưa ra.
Điểm mấu chốt: Theo dõi KPI
Theo dõi KPI không phải là một nhiệm vụ dễ dàng và cũng không hề thú vị. Đó là lý do tại sao việc theo dõi KPI thường là công việc chỉ được giao cho các nhà phân tích dữ liệu và những nhân viên bình thường sẽ hiếm khi nhìn thấy KPI tương ứng của họ. Tuy nhiên, việc đi ngược lại quy chuẩn là có ích, như được trình bày trong bài đăng trên blog này. Đặc biệt, gamification có thể làm tăng đáng kể sự gắn kết của nhân viên.
Nguồn: Mambo
Về AppROI AppROI Marketing là Growth Marketing Agency, có thế mạnh về Digital Performance Marketing với năng lực triển khai và tối ưu hiệu quả marketing trên nền tảng công nghệ mang lại khách hàng thực sự, giúp khách hàng đo lường giá trị lâu dài sau khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Hiện tại, AppROI đang đồng hành cùng các đối tác lớn như Google, TikTok, Facebook, Cốc Cốc, AppsFlyer, Adjust, CleverTap, Insider.... Website: approi.co E-mail: info@approi.co Hotline: 0789.99.66.88
